ERP implementatie … it’s not the ICT

Om maar met de deur in huis te vallen: het probleem zit niet in de techniek. Die is al jaren beproefd. ERP implementaties vergen nog steeds veel meer tijd en geld door een gebrekkige aansluiting bij de organisatie. En dat is nu juist iets waar ‘techneuten’ vaak geen verstand van hebben. Daar is business kennis voor nodig.

Even de belangrijkste knelpunten bij ERP implementaties op een rijtje
bij de start/opzet:

• Optimistische kijk, mede omdat de invoering te rooskleurig is voorgesteld door de ERP commercie (implementatiekosten bedragen 3-5 maal de softwarekosten);
• Onvoldoende kennis/ervaring met ERP projecten in de eigen organisatie;
• Ontbreken van een heldere Business Case als leidraad voor (bij)sturing;
• Vasthouden aan de huidige bedrijfsvoering (die niet soms aansluit bij het standaard pakket) en de andere ERP mogelijkheden niet benutten;
• Gescheiden besturing van andere projecten, die direct verband houden met de ERP administratie;

bij de implementatie/projectuitvoering:

• Beperkte capaciteit (kwaliteit en kwantiteit) van eigen business deskundigen (zij moeten vaak het project -naast hun dagelijkse werkzaamheden- erbij doen);
• Laag kennis/ervaringsniveau medewerkers versus hoge complexiteit van ERP;
• Gebrek aan (geld)middelen om de problemen gaandeweg op te pakken (men loopt achter de feiten aan);
• Beperkt commitment van (top)management: de klus is gedelegeerd naar een projectleider; 
• Tekort aan leiderschap om veranderingen door te voeren in de organisatie; 
• Angst om echte keuzes te maken (alle opties open houden);
• Onderschatting van de bijkomende werkzaamheden, zoals gebruikersdocumentatie, rapportages, opleiding, acceptatietesten, dataconversie, helpdesk, SLA’s, etc.;
• Geen scherpe kwaliteitsmaatstaven voor beoordeling van projectresultaten;
• Ingehuurde krachten sluiten aan bij de organisatie(cultuur): zij durven geen kritiek te geven op interne management, omdat deze ook hun inzet bepaalt;
• Gebrekkige coördinatie/communicatie binnen het project en met de gebruikersorganisatie (als men het druk krijgt gaat, vergeet men anderen te betrekken/informeren).

Projectable managers hebben diverse ERP programma’s en projecten geleid, zowel vanuit de 'klant'kant als vanuit de ‘leveranciers’kant en kennen de ERP wereld ‘van haver tot gort’. Daarnaast zijn we ook betrokken geweest bij het voortraject van informatieverstrekking, selectie en contract aanbesteding.

Nevenstaand plaatje geeft een schets van de verwachte en feitelijke resultaten gedurende een ERP project, zoals de organisatie dat ervaart.

Voor veel opdrachtgevers geldt dat zij eerst ‘door schade en schande wijs worden’. Of zoals de Algemene Rekenkamer het onlangs omschreef: ’ICT projecten (van de overheid) worden vaak te ambitieus en te complex door de combinatie van politieke, organisatorische en technische factoren. Er is bij deze (te) complexe projecten geen balans tussen ambitie, beschikbare mensen, middelen en tijd.’ Oftewel: willen en kunnen zijn niet in evenwicht. Dat kan veel beter met de juiste maatregelen.
Voor meer informatie kijk ook op de pagina’s Projectmanagement en Projectbeheersing.

Projectable levert ERP management op maat, aansluitend bij uw vraag. Kies voor een nadere kennismaking.