Een grote gemeente slaagt er niet in voortgang te boeken met de invoering van een Oracle systeem (Financiële, Inkoop en Project modules). In de ontwerpfase blijkt de benodigde doorlooptijd tweemaal zo lang te duren als de planning.
Aanpak
Direct vanaf de start is gewerkt aan een heldere projectorganisatie, integrale projectplanning en versterking in de aansturing. Externe consultants werden verantwoordelijk voor de projectresultaten en interne kerngebruikers voor de inhoudelijke besluitvorming. Vervolgens is het project ‘in control’ gebracht door directe regie/bewaking en overtuigend verandermanagement.
Resultaat
In 4 maanden stond het project weer op de rails en is het -ondanks enkele productmissers- toch op tijd ‘in productie’ gegaan.
Verandermanager grote gemeentedienst
Situatie
De nieuwe algemeen directeur van een gemeentedienst met 1000 medewerkers wil een verbeterslag realiseren, terwijl een externe noodzaak ontbreekt. Er wordt externe begeleiding gezocht voor het verandermanagement.
Aanpak
Na vaststelling van de kaders zijn in 2 series workshops de problemen verkend en voorstellen uitgewerkt voor verbetering. Het ging daarbij om zowel de inhoud als het draagvlak (mobilisatie van medewerkers). De werkwijze werd als zeer dynamisch ervaren. Inhoudelijk hadden de voorstellen betrekking op helder account management, integrale aansturing/bewaking van bedrijfsprocessen en cultuurverandering.
Resultaat
De resultaten zijn op papier gezet en na goedkeuring door de directie (OR) in 2 stappen geïmplementeerd.
Interimmanager Klantcontacten
Situatie
Een overheidsorganisatie met 6 miljoen klanten besluit een nieuw geautomatiseerd facturerings- en incassosysteem te implementeren. Er wordt een interimmanager gezocht voor Klantencontacten, een afdeling met 100 medewerkers.
Aanpak
De operationele besturing blijkt niet in orde en er wordt -samen met het middenkader- een heldere werkrapportage (van aanbod, voorraad en afhandeling) opgezet. Deze informatie en een nieuwe besturing regelen de afhandeling van klantencontacten, via de diverse media.
Vervolgens wordt het nieuwe financiële systeem ‘pluksgewijs’ bij de 6 miljoen klanten geïntroduceerd.
Resultaat
De hele implementatie is in 8 maanden doorgevoerd en de afdeling had achteraf beter instrumentarium voor besturing van de grote aantallen klanten.
Lijnmanager consultancy afdeling
Situatie
Een internationaal opererende ERP-pakketleverancier besluit de implementaties meer zelf op te pakken en zoekt een ervaren consultancy manager.
Aanpak
In plaats van consultants ad-hoc in te zetten wordt gestart met complete implementatie projecten (incl. fixed-price). Tegelijk wordt gewerkt aan de professionaliteit van de projectleiders en consultants. De pakketimplementaties worden succesvol opgeleverd en de productiviteit (inkomsten) stijgt met 40%, terwijl de ICT markt in zijn geheel daalt.
Resultaat
De consultancy afdeling maakt na 1,5 jaar geen verlies meer, maar 20% winst.
Programmamanager ZBO
Situatie
Een Zelfstandig Bestuurs Orgaan met 2000 medewerkers verdeeld over 25 zelfstandige districtkantoren start met een complete herinrichting van de bedrijfsvoering. Doelen zijn uniformering, meer effectieve/efficiënte werkprocessen en besturing, en actuele ICT. De leverancier is al gekozen, maar men wil een onafhankelijke regievoerder.
Aanpak
Na beoordeling van de leverancierofferte blijkt er geen concreet plan te zijn om de verandering (stapsgewijs) door te voeren. Daarom wordt er eerst een Masterplan gemaakt voor de specificatie, realisatie en implementatie van een nieuwe bedrijfsvoering in 5 fasen. De benodigde inzet wordt gecalculeerd op 175 mensjaar en € 40 miljoen ‘out-of-pocket’ kosten. De uitbesteding gebeurt vervolgens per fase.
Resultaat
In 4 maanden is een compleet Masterplan uitgewerkt en goedgekeurd, evenals een complete projectorganisatie ingericht. Vervolgens is het globaal ontwerp van het geheel in 6 maanden uitgewerkt en de eerste fase operationeel gemaakt.
