ICT outsourcing

Externe inhuur of complete uitbesteding is in onze tijd van toenemende specialisatie niet meer weg te denken. (Out)sourcing van ICT wordt steeds meer toegepast. Doelen zijn over het algemeen kostenreductie, meer continuïteit en inzet van specifieke kennis (innovatie), kortere time-to-market en meer focus op de kernactiviteiten van de organisatie.
Deze doelen worden vaak niet gehaald met de nodige frustraties over en weer. De klant voelt zich ‘geleefd’ door de leverancier en de leverancier klaagt over de ‘gebrekkige coördinatie’ aan de klantzijde.
Er is een onbalans in deskundigheid tussen klant en leverancier. De leverancier wil scoren en presenteert een ‘kale’ prijs; het meerwerk blijkt later. Daarnaast ontbreekt het professioneel opdrachtgeverschap nogal eens, vooral bij de overheid. Een onafhankelijk adviseur met ervaring en overzicht wordt gemist …

Bij grote infrastructurele projecten in de bouw wordt daarom gewerkt met
een aparte architect/toezichthouder.
Hij ondersteunt de opdrachtgever onafhankelijk van de aannemer en kan bemiddelen tussen de wensen van de klant en de mogelijkheden van de aannemer. Naast een beter resultaat levert dit de nodige kostenbesparingen op.
Opdrachtgevers hebben voldoende ‘contra’expertise nodig om leveranciers goed te kunnen aansturen. Hiermee zorgen zij tevens voor een adequate kwaliteits- en kostenbewaking van de uitbesteding.

Een voorbeeld. Uitgaande van een gemiddelde ERP implementatie van € 2 miljoen blijken de onvoorziene kosten achteraf doorgaans zo’n € 700.000 ! Terwijl met een investering van € 140.000 in onafhankelijke projectbewaking deze extra kosten met 40-70% verminderd kunnen worden. Ervaring leert dat dit € 140.000-350.000 netto bespaart en de kwaliteit aanzienlijk verhoogt.

Outsourcing van ICT (projecten en gegevensverwerking) vereist een gedegen aansturing. Door scheiding van management en uitvoering moet de klant zich meer richten op beleid en coördinatie. Daarnaast moet de eigen organisatie op orde zijn: ‘Never outsource a problem’.
Projectable bekijkt standaard de volgende succesfactoren:

• Business Case,
• Selectieproces leverancier (van Request for Information, Proposal t/m contract),
• Service Level Agreement (zie pagina Contractmanagement),
• Performance Management a.d.h.v. Key Performance Indicators,
• Samenwerking, besturing en communicatie (Governance),
• Flexibiliteit,
• Rapportage en evaluatie,
• Intern beleid en coördinatie (Demand Management),
• Overdracht van mensen/middelen,
• Periodieke controle.

Voor inhuur en uitbesteding heeft Projectable een speciale Quick Scan. Tijdige aanpak van tekortkomingen voorkomt veel extra kosten en frustratie bij betrokkenen.