Projectportfolio management

Veranderingen realiseren met projecten was vroeger uitzondering, nu is het gemeengoed. Voor grotere organisaties betekent dit vaak dat er meerdere projecten met verschillende doelen en teams tegelijk door elkaar heen lopen, zodat het overzicht en de samenhang soms ontbreekt. Daarnaast is het zaak efficiënt om te gaan met schaarse resources en geld.
Het integraal managen van meerdere samenhangende projecten in een dynamische omgeving vergt projectfolio management, soms ook multi projectmanagement of project governance genoemd.

Projectportfolio management omvat:

• besturen: in lijn brengen van de projecten met de strategische doelen,
• kiezen: selecteren van projecten o.b.v. hun bijdrage/resultaat en verwacht risico,
• bewaken: controleren van de resultaten en gebruikte middelen,
• coördineren: afstemmen van inhoud en voortgang tussen projecten,
• implementeren (en beheren) in releases,
• communiceren: informeren en motiveren van betrokkenen,
• ondersteunen: faciliteren van de uitvoering van projecten.

Projectportfolio management gaat dus om veel meer zaken dan een uniforme planning & control over alle projecten. Vaak slagen organisaties er wel in om projectplanningen op elkaar af te stemmen, maar het verwerken van nieuwe prioriteiten, tegenvallende voortgang of resultaten is lastiger. Het creëren van een positieve ‘mindset' om aanpassingen door te voeren is weer een heel andere vaardigheid, evenals keuzes maken bij grote groepen stakeholders.
Anderzijds moet projectportfolio management geen alomvattende detailbewaking van alle projecten worden.

Projectable heeft een groeimodel ontwikkeld, waarmee bepaald kan worden waar een organisatie staat in termen van besturing en beheersing van de projectportfolio, rondom bovengenoemde managementaspecten.
Belangrijke aangrijpingspunten voor verbetering van de project governance zijn:

• heldere strategische doelen waaraan projecten kunnen worden getoetst
  (dit is ook de basis voor prioriteitstelling bij inzet/verdeling van schaarse resources),
• projectresultaten (en kosten) koppelen aan de beoogde doelen, zodat snel keuzes gemaakt kunnen worden bij veranderingen in de omgeving,
• uitgewerkte Business Case (batenmanagement) per project, 
• actualisatie van de Business Case tijdens het project (dus verwachte business resultaten net zo bewaken als de scope, projectresultaten, voortgang, kosten, etc.),
• evenwichtige mix van projecten (gericht op innovatie, productontwikkeling, serviceverbetering, kostenreductie, etc.),
• uniforme methodieken en ‘toolsets' (zie projectbeheersing),
• centrale bewaking/rapportage per project en over alle projecten van de scope, resultaten, voortgang, kosten, risico's en business case (verwachte effecten),
• toetsing of de benodigde mensen en middelen per tijdseenheid voldoende beschikbaar zijn,
• inhoudelijke coördinatie tussen projecten (in programma's),
• benchmarking van projecten (leren uit het verleden),
• levendige presentaties over opgedane ervaringen voor commitment,
• project assessments voor echt zicht op de projectuitvoering en resultaten,
• duidelijke organisatie m.b.t. het projectportfolio management.

Projectportfolio management past in de hoogste niveau’s van projectmatig werken.