Focus op de business resultaten …

Doel van een veranderproject is meestal een aantal verbeteringen in de organisatie te realiseren na afronding van het project. Na een succesvolle oplevering van een nieuw ICT systeem, processtructuur of reorganisatie (projectresultaat) blijkt het lastig de beoogde toegevoegde waarde van de verandering (business resultaat) te verzilveren.
Aangezien er -in tegenstelling tot kosten- veelal geen registratie bestaat, ontstaat er vaak discussie of baten daadwerkelijk zijn behaald en/of deze wel realistisch zijn ingeschat. Daarnaast kunnen de omstandigheden gaandeweg gewijzigd zijn, waardoor de Business Case (de zakelijke onderbouwing van de projectinvestering) minder (of meer) gunstig is geworden.
Batenmanagement is dé manier om de beoogde baten van een project of programma in de lijnorganisatie te realiseren en maximaliseren.
                          

Projectable hanteert een aantal principes voor batenmanagement:

• Projectmanagement is verantwoordelijk voor het realiseren van de overeengekomen producten (het projectresultaat) en verandermanagement voor de acceptatie;
• De business (opdrachtgever en gebruikers) is verantwoordelijk voor de inbedding van het projectresultaat in de eigen organisatie en voor het feitelijk realiseren van de baten;
• De business levert één of meerdere implementatiemanagers die deze verantwoordelijkheid dragen, eisen/wensen vaststellen waaraan de projectresultaten moeten voldoen en de uitgangspunten voor de Business Case bewaken;
• Project- en lijnorganisatie zijn verantwoordelijk voor het samenstellen van een inzichtelijke en gefundeerde Business Case;
• Mogelijk kan prototyping een goed hulpmiddel zijn om de nieuwe werkwijze (en baten) na te bootsen en inzichtelijk te maken;
• De Business Case moet flexibel en schaalbaar zijn om in te kunnen spelen op nieuwe omstandigheden binnen/buiten de organisatie (dit kan ook tot correcties in de projectresultaten leiden);
• Bekijk de hele life-cycle van de investering tot en met de uitfasering en gebruik een batenplan als leidraad tussen de verschillende levensfasen en om met elkaar te blijven communiceren;
• Voer batenevaluaties uit na oplevering van het projectresultaat om de business resultaten te meten en bij te sturen ter verhoging van de totale baten;
• Voor meting van de business resultaten moet adequate managementinformatie (MIS) beschikbaar zijn (transparantie is ook essentieel voor het snel zichtbaar maken van business issues);
• De veranderde organisatie moet ook voldoende stuurmaatregelen uitgewerkt hebben om daadwerkelijk bij te kunnen sturen.

Uit onderzoek blijkt dat door focus op het behalen van baten en actieve betrokkenheid van stakeholders, het rendement van projectinvesteringen aanzienlijk toeneemt. Deze aanpak wordt ook steeds meer ondersteund in methodieken als Prince2 en Managing Successful Programmes (MSP).